АВТОРИЗАЦІЯПОРЯДОК
замовлення документів про освіту
державного зразка, видачі та обліку їх карток
замовлення документів про освіту
державного зразка, видачі та обліку їх карток
{ Нумерацію розділів арабськими цифрами замінено нумерацією римськими цифрами згідно з Наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту N 806 ( z0933-11 ) від 18.07.2011 }
I. Загальні положення
1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України “Про загальну середню освіту” ( 651-14 ), “Про вищу освіту” ( 2984-14 ), постанов Кабінету Міністрів України від 12.11.97 N 1260 (1260-97-п ) “Про документи про освіту та вчені звання” (із змінами), від 05.07.2004 N 841 ( 841-2004-п ) “Про створення та впровадження державної інформаційно-виробничої системи в галузі освіти”. Порядок установлює процедуру замовлення, видачі та обліку документів про освіту державного зразка, що виготовляються на основі фотокомп’ютерних технологій.
1.2. Терміни, наведені в цьому Порядку, мають такі значення:
1.2.1. Документ про освіту державного зразка (далі – Документ) – це персональні дані про освітній чи освітньо-кваліфікаційний рівень випускника навчального закладу України, які занесені в централізований банк даних Міністерства освіти і науки України та відтворені в пластиковій картці (далі – Картка).
1.2.2. Дублікат Картки – це другий примірник Картки, який має однакову з оригіналом юридичну силу.
1.2.3. Замовник на виготовлення документів про освіту (надалі – Замовник) – юридична особа (або її відокремлений структурний підрозділ), яка здійснює замовлення на створення Документів та виготовлення їх Карток (далі – Замовлення). Замовником є:
– Міністерство освіти Автономної Республіки Крим;
– управління освіти і науки обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій;
– акредитовані в установленому законодавством порядку вищі навчальні заклади незалежно від їх підпорядкування і форми власності.
1.2.4. Замовлення в електронному вигляді – текст згідно із затвердженими формами, що вноситься до інформаційних ресурсів ІВС “ОСВІТА”, складений у вигляді електронних даних у навчальному закладі із застосуванням спеціалізованого програмного забезпечення.
1.2.5. Відповідальний виконавець Замовлень на створення Документів та виготовлення їх Карток (далі – Відповідальний виконавець) – Міністерство освіти і науки України. Відповідальний виконавець забезпечує виконання замовлень через уповноважений ним орган (далі – Уповноважений орган).
1.2.6. Інформаційно-технічний адміністратор ІВС “ОСВІТА” – визначена відповідно до законодавства України юридична особа, яка забезпечує створення спеціалізованого програмного забезпечення, технічне ведення ІВС “ОСВІТА” та структурну систематизацію інформації, з якою Міністерство освіти і науки України або Уповноважений орган укладає договір про виконання функцій інформаційно-технічного адміністратора ІВС “ОСВІТА”.
1.2.7. Виконавець Замовлень (далі – Виконавець) – інформаційно-технічний адміністратор державної інформаційно-виробничої системи в галузі освіти.
1.2.8. Вузол ІВС “ОСВІТА” – юридична особа незалежно від підпорядкування та форми власності, яка виконує функції, пов’язані із функціонуванням ІВС “ОСВІТА”, та зареєстрована належним чином в інформаційно-технічного адміністратора ІВС “ОСВІТА”.
1.2.9. Регіональні вузли – вузли ІВС “ОСВІТА”, створені відповідно до Положення про Вузли державної інформаційно-виробничої системи для інформаційного та документарного забезпечення фізичних і юридичних осіб даними з питань освіти (ІВС “ОСВІТА”), затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 15.12.2004 N 939 ( z1669-04 ) та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.12.2004 за N 1669/10268, та визначені відповідно Міністерством освіти Автономної Республіки Крим, управліннями освіти і науки обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, міністерствами або іншими центральними органами виконавчої влади (за погодженням з Відповідальним виконавцем) для обробки і передачі даних.
1.2.10. Спеціалізоване програмне забезпечення – комп’ютерні програми, із застосуванням яких забезпечуються формування в електронному вигляді та внесення до ІВС “ОСВІТА” інформації щодо документів та навчальних закладів.
1.3. Порядок поширюється на Документи державного зразка, що виготовляються на основі фотокомп’ютерних технологій, зразки яких затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 12 листопада 1997 року N 1260 ( 1260-97-п ) “Про документи про освіту та вчені звання” (із змінами), а саме:
свідоцтво про базову загальну середню освіту;
свідоцтво про базову загальну середню освіту з відзнакою;
атестат про повну загальну середню освіту;
атестат з відзнакою про повну загальну середню освіту (для випускників, нагороджених срібною медаллю “За досягнення у навчанні”);
атестат з відзнакою про повну загальну середню освіту (для випускників, нагороджених золотою медаллю “За високі досягнення у навчанні”);
свідоцтво про присвоєння (підвищення) робітничої кваліфікації;
диплом кваліфікованого робітника;
диплом кваліфікованого робітника з відзнакою;
диплом молодшого спеціаліста;
диплом молодшого спеціаліста з відзнакою;
диплом молодшого спеціаліста (про перепідготовку без присвоєння кваліфікації);
диплом молодшого спеціаліста (про перепідготовку з присвоєнням кваліфікації);
диплом бакалавра;
диплом бакалавра з відзнакою;
диплом спеціаліста;
диплом спеціаліста з відзнакою;
диплом спеціаліста (про перепідготовку без присвоєння кваліфікації);
диплом спеціаліста (про перепідготовку з присвоєнням кваліфікації);
диплом магістра;
диплом магістра з відзнакою.
{ Пункт 1.3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту N 806 ( z0933-11 ) від 18.07.2011 }
1.4. У Замовленні Документ може мати статус:
а) первинний – Документ, що виготовляється вперше;
б) дублікат – Документ, що виготовляється повторно через втрату або значне пошкодження його картки;
в) виправлений – Документ, що виготовляється повторно через наявність помилок в первинному Документі.
II. Замовлення документів
2.1. Замовник повинен визначити в своїй структурі підрозділи та посадових осіб, відповідальних за організацію Замовлень.
2.2. Замовник повинен визначити вузол для обробки та передачі інформації в ІВС “ОСВІТА” або створити такий вузол у встановленому порядку. Форми заяви про акредитацію вузла обробки інформації в ІВС “ОСВІТА” та заяви про реєстрацію головного оператора вузла для подання даних встановлені додатком 1 та додатком 2.
2.3. Навчальні заклади мають підтвердити своє право на організацію Замовлень. Для цього вони через Замовників не пізніше ніж за тиждень до подання Замовлень подають документи до підрозділу Виконавця, який є відповідальним за ведення реєстру навчальних закладів. Перелік необхідних документів, які подаються навчальним закладом до відділу ведення реєстру інформаційно-технічного адміністратора ІВС “ОСВІТА”, наведений у додатку 3. Зразок відбитка печатки та підпису керівника навчального закладу подається за формою, наведеною у додатку 4 ( za129-07 ).
При нанесенні зразка відбитка печатки та підпису керівника навчального закладу ( za129-07 ) враховуються наступні вимоги: зразки відбитка печатки та підпису приймаються тільки на оригінальних бланках, кожен з яких має свій унікальний номер; поля для внесення зразків відбитка печатки та підпису розміщуються в рамці 92х60 мм кожне; підпис керівника має бути нанесений капілярною або чорнильною ручкою з чорнилом чорного кольору; якщо печатка містить у центрі текстову інформацію, то вона має розташовуватись паралельно до горизонтального краю сторінки.
2.4.Замовлення створюється за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення ІВС “ОСВІТА”, формується в електронному вигляді та підтверджується на паперовому носії. При паперовому підтвердженні Замовлення відомості надаються згідно з формами, що додаються (додатки 5-22).
2.5. Основою для створення первинних та виправлених Документів, виготовлення їх Карток і дублікатів Карток є Замовлення в електронному вигляді, створені за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення ІВС “ОСВІТА”.
2.6. Порядок замовлення Документів для навчальних закладів, підпорядкованих Міністерству оборони України, Міністерству внутрішніх справ України, Службі безпеки України, Адміністрації Державної прикордонної служби України, погоджується з Міністерством освіти і науки України. Порядок збереження та обліку відомостей щодо видачі документів про освіту випускникам навчальних закладів, які належать до сфери управління Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Адміністрації Державної прикордонної служби України, визначається окремо чинним законодавством.
2.7. Відповідальність за достовірність інформації, що подає навчальний заклад, несе його керівник.
III. Порядок подання Замовлення
3.1. Зведене попереднє підтвердження Замовлення, де вказуються кількість та тип документів, Замовники подають Уповноваженому органу за встановленою формою, наведеною у додатку 33.
3.2. Замовникам спеціалізоване програмне забезпечення для створення Замовлень надається Виконавцем.
3.3. Основою для створення Замовлення є дані щодо осіб, для яких створюються Документи та виготовляються їх Картки. Форми документів, що подаються, наведені в додатках 23-26.
3.4. Усі Замовлення подаються на магнітних носіях або засобами електронного зв’язку у формі закодованого пакета інформації, яка засвідчена електронним підписом. Електронний підпис формується засобами, що відповідають вимогам чинного законодавства України.
3.5. Паперові підтвердження Замовлень роздруковуються засобами спеціалізованого програмного забезпечення на бланк навчального закладу. Кожна сторінка підтвердження Замовлення завіряється особистим підписом керівника навчального закладу і печаткою.
3.6. До файла з електронним Замовленням обов’язково додається текстова інформація в довільній формі у вигляді файла або електронного листа, у якій зазначаються повна назва установи, що надає Замовлення, телефон (з кодом міста), постійний e-mail та прізвище відповідальної особи.
3.7. Замовлення навчальних закладів на створення документів про загальну середню та професійно-технічну освіту, паперові підтвердження за формами, наведеними в додатках 5-9, а також інформація про навчальні заклади після узгодження з Міністерством освіти Автономної Республіки Крим, управліннями освіти і науки обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, міністерствами або іншими центральними органами виконавчої влади (за погодженням з Відповідальним виконавцем) або регіональними вузлами подаються за підпорядкуванням до Виконавця.
3.8. Замовлення вищих навчальних закладів незалежно від підпорядкування та форм власності, паперові підтвердження за формами, наведеними в додатках 10-13, а також інформація про навчальні заклади подаються регіональним вузлам або безпосередньо до відповідних підрозділів Виконавця.
3.9. Контроль за обґрунтованістю прийнятих Замовлень здійснює Уповноважений орган на підставі висновку підрозділу Виконавця, який є відповідальним за ведення реєстру навчальних закладів.
3.10. Міністерство освіти Автономної Республіки Крим, управління освіти і науки обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, міністерства або інші органи центральної виконавчої влади (за погодженням з Відповідальним виконавцем) або регіональні вузли здійснюють такі заходи:
3.10.1. Перевіряють право навчальних закладів незалежно від їх підпорядкування, форми власності та рівнів акредитації замовляти Документи про загальну середню та професійно-технічну освіту та видавати їх Картки.
3.10.2. Збирають попередню інформацію для узагальнення Замовлень.
3.10.3. Приймають і перевіряють Замовлення щодо кожного навчального закладу та їх відповідність паперовим підтвердженням.
3.10.4. Збирають та подають до підрозділу Виконавця, який є відповідальним за ведення реєстру навчальних закладів, інформацію про навчальні заклади.
3.10.5. Передають до підрозділу Виконавця, який є відповідальним за збір інформації, оригінали паперових підтверджень, створених вищими навчальними закладами за формами, наведеними у додатках 10-13.
3.10.6. Формують зведене Замовлення та передають його разом з паперовим підтвердженням до підрозділу Виконавця, який є відповідальним за збір інформації, за формами, наведеними у додатках 15-16.
3.10.7. Забезпечують збір первинної інформації, готують звіт щодо виданих та невиданих документів.
3.10.8. Повертають невидані документи Уповноваженому органу.
3.10.9. Ведуть бази даних випускників загальних середніх та професійно-технічних навчальних закладів регіону всіх форм власності, узагальнюють інформацію за регіонами щодо даних про них.
3.11. Підтверджені Замовлення заносяться у виробничі бази Виконавця, після чого Замовлення вважається прийнятим до виконання.
3.12. У разі потреби навчальний заклад корегує Замовлення та подає зміни разом з паперовим підтвердженням (за формами, наведеними в додатках 17-19) для узагальнення і внесення їх у попереднє Замовлення.
3.13. Усі витрати, пов’язані з повторним виготовленням Карток з вини Замовника, несе Замовник, а з вини Виконавця – Виконавець.
3.14. У Замовленні на виправлення вказується дата вручення Картки виправленого Документа. На Картці відтворюється назва, яку мав навчальний заклад на момент закінчення його випускником. Печатка, посада керівника навчального закладу, його підпис, прізвище та ініціали на Картці відтворюються чинними на дату вручення Картки виправленого Документа.
3.15. Картка Документа, що виправляється, утрачає чинність з моменту подання замовлення на виправлення та підлягає обов’язковому поверненню Уповноваженому органу та знищенню. Видача Картки виправленого Документа здійснюється тільки після повернення Картки первинного Документа. Інформація про такі зміни заноситься до централізованого банку даних Міністерства освіти і науки України.
3.16. Заміні можуть підлягати Картки Документів у разі наявності помилок в інформації, що відтворена в Картці, а також при зміні статі власника.
3.17. Виправлення Документу та заміна Картки здійснюються на підставі письмової заяви його власника на ім’я керівника відповідного навчального закладу, до заяви додається оригінал первинної Картки Документа та копія першої сторінки паспорта або копія документа органу реєстрації актів громадянського стану про зміну статі.
3.18. Замовлення на заміну Документів та їх Карток, строки розгляду заяв про заміну та інші дії щодо заміни Документів та їх Карток здійснюються відповідно до умов, зазначених в пунктах 5.6, 5.8, 5.9 цього Порядку.
3.19. Документи про освіту для випускників, які претендують на відзнаку, виготовляються після додаткового підтвердження з боку навчального закладу (додаток 34). У разі змін у попередньому замовленні щодо відзнаки формується замовлення на виправлення документів з зазначенням змін (додатки 17-19).
3.20. З метою своєчасного виготовлення Документів Замовлення подаються:
а) Міністерством освіти Автономної Республіки Крим, Головним управлінням освіти Київської міської держадміністрації, управліннями освіти і науки обласних держадміністрацій, Севастопольської міської держадміністрації, міністерствами або іншими центральними органами виконавчої влади (за погодженням з Відповідальним виконавцем) або регіональними вузлами:
– за 3 місяці до дати вручення Документів про освіту випускникам загальноосвітніх та професійно-технічних навчальних закладів незалежно від їх підпорядкування та форм власності;
б) вищими навчальними закладами та регіональними вузлами:
– за 1 місяць до дати вручення випускникам вищих навчальних закладів Документів про освіту.
3.21. Після отримання останніх змін у подані Замовлення Виконавець створює Документи, базуючись на інформації, що міститься у його виробничих базах. Кінцевий термін унесення змін у подані Замовлення встановлюється:
а) Міністерству освіти Автономної Республіки Крим, Головному управлінню освіти Київської міської держадміністрації, управлінням освіти і науки обласних держадміністрацій, Севастопольської міської держадміністрації, міністерствам або іншим центральним органам виконавчої влади (за погодженням з Відповідальним виконавцем) або їх регіональним вузлам:
– за 2 місяці до дати вручення випускникам загальноосвітніх та професійно-технічних навчальних закладів Документів про освіту;
б) вищим навчальним закладам та регіональним вузлам:
– за 1 місяць до дати вручення випускникам вищих навчальних закладів Документів про освіту.
Кінцевий термін подачі Замовлень на виправлення Документів про відзнаку та підтверджень на виготовлення Документів з відзнакою встановлюється за 7 днів до дати вручення випускникам загальноосвітніх, професійно-технічних та вищих навчальних закладів документів про освіту.
3.22. У разі, коли з якихось причин Замовлення не було подане вчасно, Замовник разом із Замовленням додатково надає Уповноваженому органу листа на бланку своєї установи або засвідченого реєстраційним штампом за підписом керівника навчального закладу, у якому вказуються повна назва навчального закладу, дата закінчення випускниками навчального закладу, дата вручення Документів, освітньо-кваліфікаційний рівень, назва спеціальності, номер протоколу засідання Державної екзаменаційної комісії та пояснення причин несвоєчасного подання Замовлення.
