IV. Видача та облік Карток Документів

     4.1. Картки Документів передаються Виконавцем Уповноваженому органу. Уповноважений орган, у свою чергу, видає Картки Документів довіреним особам Замовників за завіреними дорученнями відповідно до чинного законодавства.

     4.2. Навчальний заклад веде книгу (журнал) обліку і видачі виданих Карток Документів про освіту і додатків (книга видачі прошивається, її сторінки нумеруються та скріплюються печаткою навчального закладу).

     4.3. До книги обліку заносяться такі дані щодо Документів про освіту:

     порядковий реєстраційний номер, який складається з двох чисел, записаних через дріб, — порядковий номер і останні дві цифри року, коли видавався Документ (наприклад, 51/01 означає, що виданий Документ зареєстрований у книзі під N 51 у 2001 році);

     прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видано Документ;

     назва Документа (атестат, свідоцтво або диплом);

     номер та серія Документа про освіту;

     дата видачі Документа про освіту;

     назва спеціальності або професії;

     присвоєна кваліфікація;

     дата і номер протоколу державної атестаційної (екзаменаційної) комісії;

     підпис особи, яка видала Документ;

     підпис випускника, що отримав Документ.

     4.4. Звіт про видані Картки Документів заповнюється за формою, установленою у додатках 27-29. Невидані Картки (із зазначенням причин невидачі, повернення) обов’язково повертаються до Уповноваженого органу із звітом про невидані Документи за формою, установленою у додатках 30-32, протягом трьох місяців від дня видачі їх випускникам.

     4.5. Замовлення на поточний навчальний рік приймаються тільки після отримання звітів про видані Картки Документів за минулий рік.

     4.6. Керівник навчального закладу несе персональну відповідальність за правильність видачі Документів і додатків до них, за зберігання Документів та книги їх реєстрації відповідно до чинного законодавства.

     4.7. Навчальний заклад може отримати інформацію про видані Картки Документів, які були ним замовлені, в електронному вигляді на магнітних носіях чи засобами електронного зв’язку.

V. Дублікати Карток Документів

     5.1. Дублікати Карток Документів видаються в разі їх утрати, а також пошкодження, які призвели до порушення їх цілісності чи до знищення всіх або більшості реквізитів, відсутність яких унеможливлює встановлення власника Документа. У разі, якщо первинний Документ містив помилку в прізвищі, імені, по батькові власника, дублікат Картки виконується з урахуванням необхідних змін.

     5.2. Дублікат Картки Документа видається за письмовою заявою власника Документа, що подається Замовнику, зазначеному в пункті 2 цього Порядку.

     5.3. У заяві зазначаються причина втрати або пошкодження Картки Документа, прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання, телефон (за наявності); найменування документа, Картку якого втрачено або пошкоджено, назва навчального закладу та дата його закінчення, інші відомості, якщо власник Картки Документа або Замовник уважають їх суттєвими для видачі дубліката.

     5.4. До заяви додаються:

     оголошення у друкованих засобах масової інформації за місцем проживання власника Документа, у якому мають бути зазначені назва Документа, його номер та дата видачі, на чиє ім’я виданий, яким навчальним закладом, та про визнання його недійсним;

     підтвердження про оплату послуг з виготовлення дубліката Картки Документа.

     5.5. Замовник надає Уповноваженому органу копію (ксерокопію) оригіналу Картки Документа. Як виняток, у разі неможливості надати копію (ксерокопію) Картки Документа Замовник повинен надати Уповноваженому органу:

     5.5.1. Лист-клопотання з поясненням причин, чому не може бути надана копія Картки первинного Документа.

     5.5.2. Завірену виписку з книги обліку і видачі атестатів та обліку додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, срібних і золотих медалей або журналу видачі дипломів з обов’язковим зазначенням професії/кваліфікації (для професійно-технічних навчальних закладів), спеціальності/напряму та кваліфікації (для вищих навчальних закладів) та ксерокопією титульної сторінки книги (журналу) та сторінки, на якій зроблено відповідний запис, який засвідчує факт отримання особою Картки Документа.

     5.6. Замовлення на виготовлення дубліката та паперові підтвердження за встановленими формами (додатки 20-22) створюються за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення та подаються Замовником до Виконавця протягом 10 робочих днів з дня звернення власника втраченої чи пошкодженої Картки Документа та подання ним усіх необхідних документів.

     5.7. У замовленні на виготовлення дубліката вказується рік закінчення навчального закладу згідно з копією (ксерокопією) Картки, а дата вручення Картки Документа відповідає фактичній даті вручення дубліката. На Картці відтворюється назва, яку мав навчальний заклад на момент закінчення. Печатка, посада керівника навчального закладу, його підпис, прізвище та ініціали на Картці відтворюються чинні на момент вручення Картки дубліката Документа. У правому верхньому куті Картки дубліката Документа зазначається слово «Дублікат».

     5.8. При отриманні замовлення на виготовлення дубліката дані замовлення звіряються з даними про особу, що містяться в централізованому банку даних Міністерства освіти і науки України. При виготовленні дубліката втраченої або пошкодженої Картки Документа з моменту виготовлення дубліката попередня Картка Документа втрачає чинність, інформація про це заноситься до централізованого банку даних Міністерства освіти і науки України.

     5.9. Відомості про видачу дубліката Картки заносяться до книги обліку виданих Карток Документів навчального закладу із зазначенням серії і номера документа та слова «Дублікат». У книзі обліку видачі Карток Документів у відповідній графі про видачу первинного документа робиться відмітка про видані дублікати.

{ Порядок в редакції Наказу Міністерства освіти і науки N 737 ( z1129-07 ) від 13.08.2007; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту N 806 ( z0933-11) від 18.07.2011 }
Заступник міністра
освіти і науки України А.Г.Богомолов

Додаток 1
до пункту 2.2 Порядку
Реєстраційний штамп закладу Інформаційно-технічний
(якщо немає бланка) адміністратор ІВС «ОСВІТА»

ЗАЯВА
про акредитацію вузла обробки
інформації в ІВС «ОСВІТА»

     Прошу акредитувати вузол обробки інформації з такими параметрами:
Назва закладу _______________________________________________
Область та район, де міститься вузол, _______________________
Місцезнаходження вузла ______________________________________
Банківські реквізити вузла __________________________________
Код за ЄДРПОУ _______________________________________________
Номер телефону вузла ________________________________________
Адреса електронної пошти вузла ______________________________
Керівник ______________ ___________________________________
(підпис) (прізвище, ініціали)
«___»________________ 200__ р. М.П.

{ Додаток 1 в редакції Наказу Міністерства освіти і науки N 737 ( z1129-07 ) від 13.08.2007 }

Додаток 2
до пункту 2.2 Порядку
Реєстраційний штамп закладу Інформаційно-технічний
(якщо немає бланка) адміністратор ІВС «ОСВІТА»

ЗАЯВА
про реєстрацію головного оператора вузла

     Прошу зареєструвати електронний ключ головного оператора вузла з такими параметрами:
Назва закладу _______________________________________________
Назва підрозділу закладу, що подає заяву, ___________________
Область та район, де міститься заклад, ______________________
Місцезнаходження ____________________________________________
Номер телефону ______________________________________________
Адреса електронної пошти ____________________________________
Прізвище та ініціали головного оператора вузла ______________
Посада головного оператора вузла ____________________________
Номер паспорта головного оператора вузла ____________________

     Індивідуальний податковий номер головного оператора вузла
_____________________________________________________________

     Найменування криптографічного алгоритму електронного

     цифрового підпису та функції гешування, що використовуються,
_____________________________________________________________
Відкритий ключ головного оператора вузла ____________________
Дата та час формування ключа головного оператора ____________
Дата та час формування заяви ________________________________
Дата подання заяви __________________________________________
Головний оператор вузла ____________ ________________________
(підпис) (прізвище, ініціали)
Керівник __________________ _______________________________
(підпис) (прізвище, ініціали)
«___»________________ 200__ р. М.П.

     Примітка.

     Дата та час формування ключа головного оператора та формування заяви мають бути вказані з точністю до хвилини. Якщо вони формуються автоматично, то час на комп’ютері має бути встановлений правильно (з точністю до хвилини згідно з сигналами національної служби точного часу).

     Адреса електронної пошти має бути вказана в загальноприйнятому форматі RFC 822 та не повинна містити ніяких додаткових даних.

     Номер телефону має бути поданий у міжнародному форматі з використанням цифр і символів «+», «-» та пробілу.

     Місцезнаходження має обов’язково містити поштовий індекс та записуватися у міжнародному форматі.

     Телефон, поштова адреса та адреса електронної пошти мають відповідати справжнім.

     Заповнення будь-якого з полів заявки недостовірною інформацією автоматично робить заявку недійсною.

{ Додаток 2 в редакції Наказу Міністерства освіти і науки N 737 ( z1129-07 ) від 13.08.2007 }

Додаток 3
до пункту 2.3 Порядку

ПЕРЕЛІК
документів, що подаються навчальними
закладами до відділу ведення реєстру
інформаційно-технічного адміністратора

     1. Для загальноосвітніх навчальних закладів — завірені печаткою та підписом керівника закладу:

     копія статуту (дві перші сторінки);

     копія довідки про занесення до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України;

     копія ліцензії на надання освітніх послуг та свідоцтва про атестацію (для приватних шкіл);

     копія наказу про призначення керівника;

     зразок відбитка печатки та підпису керівника навчального закладу ( za129-07 ).

     2. Для професійно-технічних навчальних закладів — завірені печаткою та підписом керівника закладу:

     копія статуту (дві перші сторінки);

     копія довідки про занесення до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України;

     копія ліцензії на надання освітніх послуг та додаток до цієї ліцензії;

     копія свідоцтва про атестацію;

     копія наказу про призначення керівника;

     зразок відбитка печатки та підпису керівника навчального закладу ( za129-07 ).

     Додатково для вищих професійних училищ та Центрів професійно-технічної освіти, які готують молодших спеціалістів, подається завірена копія сертифіката про акредитацію.

     3. Для вищих навчальних закладів — завірені печаткою та підписом керівника закладу:

     копія статуту (дві перші сторінки);

     копія довідки про занесення до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України;

     копія ліцензії на надання освітніх послуг та додаток до цієї ліцензії;

     копія сертифіката про акредитацію;

     копія наказу про призначення керівника;

     зразок відбитка печатки та підпису керівника навчального закладу.

{ Додаток 3 в редакції Наказу Міністерства освіти і науки N 737 ( z1129-07 ) від 13.08.2007 }

Додаток 4
до пункту 2.3 Порядку

ЗРАЗОК
відбитка печатки та підпису
керівника навчального закладу

{ Нову редакцію Додатку 4 див. у Наказі Міністерства освіти і науки N 737 ( za129-07 ) від 13.08.2007 }

Додаток 5
до пунктів 2.4, 3.7 Порядку
Реєстраційний штамп Інформаційно-технічний
навчального закладу адміністратор ІВС «ОСВІТА»
(якщо немає бланка)

ПІДТВЕРДЖЕННЯ
замовлення на виготовлення свідоцтв
про базову загальну середню освіту(1)
Повна назва навчального закладу для друку на документах про
освіту(2) ________________________________________________________
Керівництво закладу просить виготовити _________ свідоцтв про
(кількість)
базову загальну середню освіту для випускників ______________ року
(рік закінчення)
згідно з поданим нижче списком (з них ____________________________
(кількість)
за держзамовленням та _____________ за контрактом).
(кількість)
Дата вручення свідоцтв ______________________________________
——————————————————————
| N | Прізвище, ім’я, | Дата | Дані |Примітка(3)|
| з/п |по батькові випускника | народж.|свідоцтва про| |
| | | | народження | |
| | | | (або | |
| | | | паспорта) | |
| | | |————-| |
| | | |серія |номер | |
|——+————————+———+——+——+————|
| 1 | | | | | |
|——+————————+———+——+——+————|
| 2 | | | | | |
|——+————————+———+——+——+————|
| 3 | | | | | |
|——+————————+———+——+——+————|
| … | | | | | |
Додаток Електронне замовлення у файлах ______________________
(назви файлів)
Керівник _________________ ________________________________
(підпис) (прізвище, ініціали)
«___»________________ 200__ р.
Відповідальний ________________________ ___________________
(прізвище, ініціали) (телефон)
—————

(1) Кожна сторінка замовлення завіряється особистим підписом керівника навчального закладу і печаткою.

(2) За статутними документами (без зазначення державних нагород) у знахідному відмінку.

(3) Робиться помітка «ЗВ», якщо випускник претендує на свідоцтво з відзнакою.

{ Додаток 5 в редакції Наказу Міністерства освіти і науки N 737 ( z1129-07 ) від 13.08.2007 }

Додаток 6
до пунктів 2.4, 3.7 Порядку
Реєстраційний штамп Інформаційно-технічний
навчального закладу адміністратор ІВС «ОСВІТА»
(якщо немає бланка)
ПІДТВЕРДЖЕННЯ
замовлення на виготовлення атестатів
про базову загальну середню освіту(1) Повна назва навчального закладу для друку на документах про
освіту(2) ________________________________________________________

     Керівництво закладу просить виготовити ________ атестатів про (кількість)
базову загальну середню освіту для випускників ______________ року
(рік закінчення)
згідно з поданим нижче списком (з них ____________________________
(кількість)
за держзамовленням та _____________ за контрактом).
(кількість)
Дата вручення атестатів _____________________________________
——————————————————————
| N | Прізвище, ім’я, | Дата | Паспортні |Примітка(4)|
| з/п |по батькові випускника|народж.| дані(3) | |
| | | |————-| |
| | | |серія |номер | |
|——-+———————-+——-+——+——+————|
| 1 | | | | | |
|——-+———————-+——-+——+——+————|
| 2 | | | | | |
|——-+———————-+——-+——+——+————|
| 3 | | | | | |
|——-+———————-+——-+——+——+————|
| … | | | | | |
Додаток Електронне замовлення у файлах ______________________
(назви файлів)
Керівник __________________ ______________________________
(підпис) (прізвище, ініціали)
«___»________________ 200__ р.
Відповідальний ________________________ ___________________
(прізвище, ініціали) (телефон)
—————

(1) Кожна сторінка замовлення завіряється особистим підписом керівника навчального закладу і печаткою.

(2) За статутними документами (без зазначення державних нагород) у знахідному відмінку.

(3) Якщо відсутні дані паспорта, указати дані свідоцтва про народження.

(4) Робиться помітка «ЗМ», якщо випускник претендує на золоту медаль, та «СМ», якщо випускник претендує на срібну медаль.

{ Додаток 6 в редакції Наказу Міністерства освіти і науки N 737 ( z1129-07 ) від 13.08.2007 }

Додаток 7
до пунктів 2.4, 3.7 Порядку
Реєстраційний штамп Інформаційно-технічний
навчального закладу адміністратор ІВС «ОСВІТА»
(якщо немає бланка)
Опубликовано в Законодательство, Приказы МОН

Последние новости